I meeting in ambito healthcare non possono più essere considerati semplici eventi da organizzare sotto il profilo logistico. Devono diventare strumenti strategici per favorire lo scambio scientifico, migliorare il processo decisionale e generare risultati misurabili. È questa la visione delineata da Radisson Hotel Group, che con il nuovo report dedicato agli healthcare meeting punta a rafforzare il proprio posizionamento come partner di riferimento per il settore.
Lo studio nasce dal Radisson Hotel Group Knowledge Exchange: Healthcare Planning, Design and Strategy Summit, ospitato a Firenze, che ha riunito 75 professionisti provenienti dall’industria farmaceutica, dalle agenzie specializzate e dai fornitori di sedi congressuali. Più che una conferenza tradizionale, l’evento è stato concepito come un laboratorio di progettazione collaborativa, con workshop e sessioni operative finalizzate a sviluppare strumenti concreti per il futuro della meeting industry healthcare.
Dal confronto emerge un cambiamento ormai in atto: i meeting medico-scientifici vengono sempre più interpretati come sistemi di comunicazione strategica che richiedono metodologie condivise, indicatori di performance e processi di miglioramento continuo.
Secondo Muriel Poulenc, Senior Director Sales Strategy di Radisson Hotel Group, il settore sta vivendo una trasformazione profonda. “I meeting nel settore healthcare non sono più semplici esercizi logistici, ma piattaforme di comunicazione strategica in grado di produrre risultati educativi, scientifici e organizzativi misurabili. Per ottenere risultati migliori non basta un’esecuzione impeccabile: servono progettazione strutturata, flussi di lavoro integrati e un approccio più consapevole alla pianificazione, all’esecuzione e alla misurazione”.
Il meeting design diventa una disciplina
Uno dei temi centrali del report riguarda la crescente professionalizzazione della progettazione dei meeting healthcare. L’aumento della complessità normativa, delle esigenze di compliance e delle aspettative degli stakeholder sta spingendo il settore verso modelli condivisi di pianificazione e valutazione.
Riprendendo il lavoro avviato durante il Knowledge Exchange del 2025, i partecipanti hanno trasformato le riflessioni maturate negli ultimi anni in strumenti operativi replicabili, pensati per migliorare l’efficacia degli eventi, il coinvolgimento degli stakeholder e il rispetto delle normative.
L’obiettivo è superare la visione del singolo evento e considerare ogni meeting come parte di un sistema progettato per favorire apprendimento, collaborazione e processi decisionali all’interno dell’ecosistema sanitario.
Il planner evolve in “architetto delle decisioni”
Il report evidenzia anche una trasformazione del ruolo del meeting planner. La funzione non si limita più al coordinamento logistico, ma assume una dimensione strategica, diventando un elemento chiave nella governance dell’intero progetto.
Secondo quanto emerso dai workshop, molte delle inefficienze che caratterizzano l’organizzazione degli eventi – ritardi, duplicazioni di attività e rilavorazioni – non derivano da problemi esecutivi, ma da processi decisionali frammentati.
Per questo motivo il planner viene descritto come un vero e proprio “architetto delle decisioni”, chiamato ad allineare i diversi stakeholder, strutturare i flussi di lavoro e facilitare decisioni più efficaci durante tutte le fasi di pianificazione.
L’intelligenza artificiale da sola non basta
Un altro tema affrontato dal summit riguarda il ruolo dell’intelligenza artificiale. Pur riconoscendo l’elevato livello di adozione delle tecnologie AI nel comparto healthcare, il report evidenzia come poche organizzazioni riescano oggi a sfruttarne realmente il potenziale.
La criticità, secondo Radisson Hotel Group, non risiede nella disponibilità degli strumenti tecnologici, bensì nella loro integrazione all’interno di processi strutturati e modelli organizzativi coerenti.
Tra le principali criticità individuate figurano flussi di lavoro frammentati, governance poco coordinata e sistemi di pianificazione non uniformi. In molte organizzazioni, inoltre, tra il 40% e il 60% delle attività di pianificazione continua a essere assorbito da operazioni considerate a basso valore aggiunto.
Per superare questi limiti, il gruppo propone l’adozione di metodologie consolidate come Lean Six Sigma, Agile e Sprint Thinking, con l’obiettivo di rendere la pianificazione più fluida, efficiente e orientata ai risultati.
Arriva il Meeting Flow Efficiency Ratio
Tra gli strumenti introdotti dal report figura anche il Meeting Flow Efficiency Ratio (MFER), un framework sviluppato per misurare il rapporto tra attività realmente produttive e tempo impiegato in attività reattive durante la pianificazione.
Il modello punta ad aumentare il tempo dedicato alle attività che generano valore, riducendo attriti organizzativi e migliorando l’allineamento tra team interni e stakeholder.
Il documento sottolinea inoltre la necessità di superare la logica dell’evento isolato per costruire percorsi di coinvolgimento continuativi. Un approccio che assume particolare rilevanza alla luce di un dato riportato nel report: il 66% dei professionisti sanitari dichiara infatti di modificare la propria pratica clinica o il comportamento prescrittivo dopo aver partecipato a simposi sponsorizzati dall’industria, confermando il forte impatto che questi incontri possono esercitare sulle decisioni professionali e, indirettamente, sui risultati per i pazienti.
Un settore pronto al cambiamento
Le conclusioni del report sono state rafforzate anche da un panel che ha coinvolto rappresentanti di Inizio Engage XD, MCI, Emota e Open Audience.
Analizzando l’evoluzione del settore tra il 2018 e il 2026, i partecipanti hanno individuato una criticità comune: non tanto un fallimento del modello esistente, quanto una difficoltà ad adattarsi con sufficiente rapidità alle nuove esigenze del mercato e alle opportunità offerte dalla trasformazione digitale.
Secondo Radisson Hotel Group, il futuro dei meeting healthcare sarà guidato dalle organizzazioni capaci di integrare metodologia, orchestrazione dei processi, tecnologie e progettazione strategica, con l’obiettivo di realizzare eventi sempre più efficaci, misurabili e scalabili.
Attraverso questo approccio, il gruppo alberghiero intende consolidare il proprio ruolo nello sviluppo di una disciplina che considera destinata a diventare sempre più centrale per l’evoluzione dei meeting medico-scientifici a livello internazionale.
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Redazione Qualitytravel.it
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